06.08.2023

Effizientere Terminplanung durch Praxiscomputerstatistiken.

Leider geben manche Arzt-Computer-Systeme solche Tagesstatistiken nicht ohne weiteres her, sind hier etwas schwierig zu bedienen oder es ist diese Möglichkeit zu wenig ausgebaut. Ein genaues Studium des Handbuches bleibt wohl nicht aus. Mit den richtigen Statistiken aus der Praxis-EDV können Sie als Unternehmer Arzt aber entscheidende Schlüsse für ein effizientes Bestellsystem ziehen. Hier ein Beispiel, wie Sie durch die richtigen Statistiken aus Ihrer EDV zu einer besseren Terminplanung kommen. Die Terminplanung in der Arztpraxis ist nicht nur ein Aneinanderreihen von 15-Minuten-Terminen, sondern wesentlich differenzierter zu betrachten. Folgende Fragen müssen Sie beantworten:

1. Wie lange arbeite ich durchschnittlich pro Wochentag? Tragen Sie diese Information in eine entsprechende Liste ein.

2. Wieviele Patientenkontakte habe ich an den einzelnen Wochentagen? Hier hilft Ihnen die Scheinzahl nicht weiter, da viele Patienten mehrmals im Quartal erscheinen. Dieses Erscheinungsdatum ist in der EDV als Behandlungstag abgelegt und braucht nur entsprechend ausgewertet werden. Klar, durch die Gegebenheiten des EBM gibt es auch Arzt-Patienten-Kontakte, die nicht durch Abrechnungsziffern dokumentiert sind. Sollten Sie das Gefühl haben, dass es in Ihrer Praxis sehr viele sind, dann sollten Sie oder Ihre Mitarbeiter dies durch eine eigene Statistik dokumentieren, um dafür ein Gefühl zu bekommen. Evtl. bietet Ihre EDV auch die Möglichkeit eigene Pseudoziffern anzulegen und diese auszuwerten.

3. Jetzt lassen Sie sich alle zeitintensiven Untersuchungen anzeigen. Manche dieser Untersuchungen können Sie direkt aus den KV-Statistiken ablesen, wie z.B. Früherkennungen. Die Anzahl der Neupatienten erhalten Sie dadurch, indem Sie immer die letzte vergebene EDV-Nummer im Quartal notieren lassen und diese mit dem vorherigen Quartal vergleichen. Die hier ausgewerteten Zahlen teilen Sie durch die Anzahl der Arbeitstage im entsprechenden Quartal und wissen so, wieviele dieser zeitintensiven Untersuchungen Sie pro Tag terminieren müssen. Legen Sie dafür bestimmte Zeitpunkte fest, die nicht am Anfang der Sprechstunde liegen sollten. Ihre Mitarbeiter dürfen nur solche Termine in diese Terminzeiten eintragen.

4. Summieren Sie nun die Zeiten der festverplanten Termine auf und ziehen Sie diese Summe von Ihrer durchschnittlichen Arbeitszeit ab. Diesen Wert teilen Sie durch den Rest der Patientenkontakte und erhalten so eine durchschnittliche Behandlungszeit pro Patient. Jetzt wissen Sie, welches Zeitraster Ihr Terminplaner aufweisen muß, in die die „normalen“ Patienten eingetragen werden.

Dies ist nur ein vereinfacht dargestelltes Verfahren. Je nach Fachrichtung haben Sie natürlich ein differenzierteres Zeitraster. Meine Analysen der Abrechnungsdateien ergeben meist drei bis vier Terminraster. 5 Minuten für Schnelltermine, 10 Minuten für Normaltermine, 20 Minuten für Neupatienten und 30 Minuten für aufwendige Besprechungen. Jede Entscheidung in der Praxis muß strategisch geplant werden und durch fundierte Daten unterlegt sein. Nur so wird es ein Erfolg.

Was sonst noch in Ihrer Praxis-EDV für Informationen stecken, zeige ich Ihnen gerne. Fordern Sie ein Angebot unserer Abrechnungsdatenanalyse unter loibl@loibl-online.de an.

Ihr Rudolf Loibl