MEDorganizer | Tipps & Tricks zur täglichen Anwendung

Symbolerklärungen

In den Plänen und der Wartezimmerliste können durch das Einfügen von Symbolen zum Patiententermin zahlreiche Zusatzinformationen dargestellt werden. Die Symbole werden entweder durch das Programm automatisch gesetzt, oder vom Anwender manuell aufgerufen werden.

Terminerinnerung per SMS

Ein Arzttermin kann von Patienten immer einmal vergessen werden. Für Praxen ist das besonders ärgerlich, da für den vereinbarten Termin nicht nur Personal- und Raumressourcen vorgehalten werden müssen. Oftmals können dann auch reservierte Gerätenutzungen nicht abgerechnet werden.

Die Terminerinnerung per SMS führt zu einer spürbaren Reduzierung nicht wahrgenommener Termine. Der SMS-Text ist frei definierbar, Terminart, Datum und Uhrzeit werden automatisch eingesetzt.

Der Versand erfolgt wahlweise automatisch über einen Server-Dienst (wobei der Versandtag und Uhrzeit frei gewählt werden kann) oder manuell über einen Schalter im Termin-Info-Fenster. In den Plänen symbolisiert ein M vor dem Patientennamen, dass der Patient erinnert wurde.

Der erfolgreiche oder fehlgeschlagene Versand kann für einen frei definierbaren Zeitraum über Berichte ► SMS-Versand kontrolliert werden.

Voraussetzungen für die Nutzung der Terminerinnerung per SMS sind:

- Installation des Updates V3.10 SQL (rev267) oder höher
- die Mobilfunknummer des Patienten ist in den Stammdaten erfasst
- Einrichtung eines SMS-Kontos (kostenlos über MED+ORG)
- Erwerb eines SMS-Kontingents über MED+ORG (Preise)

Die SMS-Funktion ist für die Versionen V3.10 SQL BASIS, PROFI und MVZ verfügbar. Download Installationsanleitung und Bestellvordruck für SMS-Konto.

Termin-Server-Dienst

Es kann vorkommen, dass MEDorganizer Clients nicht starten. Die Ursache hierfür liegt in den meisten Fällen daran, dass der Termin-Server-Dienst nicht gestartet ist. Nach 9 fehlgeschlagenen Versuchen den Client zu starten, erscheint die hier abgebildete Hinweismeldung "Die Default-Praxis an Rechner [Servername mit IP-Adresse] ist nicht erreichbar". In der Version MVZ wird eine zusätzliche Abfrage angezeigt.

Um den Termin-Server-Dienst zu starten öffnen Sie am Server - oder von einem Client über Remotedesktop am Server - Systemsteuerung ► Verwaltung ► Dienste und suchen den Eintrag "Termin-Server xyz". Wenn in der Spalte "Status" kein Eintrag zu sehen ist, klicken Sie die Zeile mit der rechten Maustaste an und wählen die Funktion "Starten". Je nach Performance kann der Vorgang 15-60 Sek. dauern.

Der Grund warum der Termin-Server-Dienst nicht gestartet liegt daran, dass der Server z.B. nach einen Windows-Update oder Stromausfall neu gestartet wurde. Die Dienste werden in einer vom Betriebssystem vorgegebenen Reihenfolge gestartet. Kann ein Dienst innerhalb eines Zeitraums nicht gestartet werden, wird er übersprungen.

Terminbestätigung per E-Mail

Ein telefonisch vereinbarter Termin kann u.U. zu einer Ungewissheit führen, ob der Patient tatsächlich den richtigen Termin notiert hat. MEDorganizer bietet Ihnen daher die Möglichkeit nach einer telefonischen Terminvereinbarung eine Terminbestätigung an die Patienten per E-Mail zu versenden. Der Clou dabei: in der Anlage der E-Mail wird die Termindatei im iCal-Format angehängt. Diese kann vom Patienten in seinen privaten Kalender (Outlook, Smartphone, ...) importiert werden.

Für ortsunkundige Neupatienten bietet die Praxis damit einen zusätzlichen Nutzen: in der Termindatei wird die Praxis-Anschrift gleich mitgeliefert. Je nach Kalender-App kann diese in einer Navigations-App (z.B. Google Maps) angezeigt werden. Außerdem wird eine Terminerinnerung einen Tag vor dem vereinbarten Termin mitgeschickt, die der Patient je nach Kalender-App bearbeiten kann.

Voraussetzung für die Nutzung der E-Mail-Funktion ist: Sie haben die SMTP-Zugangsdaten Ihres E-Mail-Servers und in den Patientenstammdaten ist die E-Mail-Adresse des Patienten hinterlegt. Wie die E-Mail-Funktion eingerichtet wird, ist im aktuellen Handbuch beschrieben.

Kaspersky und die Ports

Wenn MEDorganizer eines morgens mit einer Fehlermeldung oder den Termin-Server-Dienst nicht mehr startet, muss das nicht unbedingt am Programm liegen. In nicht wenigen Fällen versursacht Kaspersky Anti-Virus 2015 die Probleme, da dieses als Server funktioniert, den ganzen Internet- und E-Mail-Datenverkehr zur Untersuchung übernimmt und Internetverbindungen selbst herstellt . Darüber hinaus untersucht Kaspersky Anti-Virus den Datenverkehr der Ports, die standardmäßig von geläufigen Programmen verwendet werden.

So verwendet MEDorganizer in der Praxis.ini für den Termin-Server-Dienst einen Port 5101 für die Kommunikation mit der Datenbank. Dieser Port wird bei Kaspersky aber als Regel für Yahoo verwendet und kann daher den MEDorganizer Termin-Server-Dienst behindern. Kaspersky selbst empfiehlt das Erstellen neuer Erlaubnisregeln für den Port 5101. Informationen dazu finden Sie auf der Kaspersky-Supportseite unter http://support.kaspersky.com/de.

Geräte- und Wartungstermine

Gemäß MPG / MPBetreibV sind Betreiber medizintechnischer Geräte dazu verpflichtet diese regelmäßig überprüfen zu lassen (z.B. nach EN 60601 oder EN 62353). In der Regel werden diese Prüftermine während der Praxisöffnungszeit durchgeführt, das Geräte steht daher für Behandlungen / Untersuchungen nicht zu Verfügung. Damit hierfür aber keine Patiententermine vergeben werden, sollte das Gerät rechtzeitig gesperrt werden. Über den Menüpunkt Extras ► Gerätewartung können die Wartungsintervalle erfasst werden. Über den Menüpunkt Berichte ► Wartung von Geräten kann ein Ausdruck aller Geräte erstellt werden. Die Sperrung des Gerätes wird über den Wizard Extras ► Praxis Einrichten Assistent ► Einstellungen für Experten ► Ausnahmezeiten ► Geräte vorgenommen.

Planspalten neu sortieren

In der Grundinstallation werden immer 5 Spalten jeweils für Pläne, Räume und Personal alphabetisch sortiert angezeigt. In einigen Fällen kann es jedoch notwendig sein weitere Spalten und / oder diese in einer bestimmten Reihenfolge anzeigen zu lassen. Über Extras ► Optionen ► Register Kalender kann die maximale Anzahl der Spalten in der Tagesansicht angepasst werden. Die Reihenfolge der Spalten wird über Benutzer ► Spaltenanordnung für Personen, Pläne und Räume bearbeitet. In dem sich öffnenden Layout-Fenster können diese über die Pfeiltasten rechts neben der Auswahlliste nach oben bzw. unten verschoben werden. Diese Einstellungen sind Client-User-spezifisch, d.h. sie werden individuell für den Benutzer an diesem PC eingerichtet und dauerhaft gespeichert. Somit kann sich jeder Benutzer an jedem PC einmalig seine persönliche individuelle Darstellung einrichten.

Werkzeugleiste individuell konfigurieren

In der Grundinstallation wird die Werkzeugleiste mit den wichtigsten Menüpunkten eingerichtet. Jeder Anwender kann sich seinen Arbeitsplatz aber individuell konfigurieren und die von ihm am häufigsten genutzten Funktionen einbauen. Eine individuelle User-Anmeldung ist hierfür jedoch Voraussetzung. Klicken Sie mit der rechten Maustaste oben in die graue Leiste (rechts neben Hilfe) und wählen Sie den Menüpunkt „Werkzeugleiste anpassen“. In der linken Spalte stehen alle möglichen Optionen zur Verfügung, in der rechten Spalte sind alle bereits aktivierten Menüpunkte aufgeführt. Untermenüs können über das + Symbol geöffnet werden. Um der Werkzeugleiste einen neuen Menüpunkt zuzuordnen, markieren Sie diesen in der linken Spalte und klicken Sie zwischen den Spalten auf den Pfeilnach rechts. Menüsymbole, die Sie aus der Werkzeugleiste entfernen wollen markieren Sie in der rechten Spalte und klicken zwischen den Spalten auf den Pfeil nach links. Zur besseren Übersicht können Sie die Menüpunkte auch gruppieren und mit ein Trennzeichen | unterteilen, indem Sie diesen unterhalb der Spalten aktivieren. In der rechten Spalte können Sie markierte Menüpunkte über die Pfeiltasten nach oben und unten verschieben. Mit OK speichern Sie Ihre Änderungen ab.

Laufzettel erstellen

MEDorganizer bietet Ihnen die Möglichkeit zu jedem vergebenen Termin über sog. Laufzettel praxisinterne Informationen zu hinterlegen. So können Sie z.B. für Untersuchungen / Behandlungen im Labor oder für Impfungen einmalig detaillierte Angaben erfassen und bei jedem relevanten Termin auswählen. Über Extras ► Laufzettel ► Laufzettel bearbeiten öffnen Sie ein Menüfenster zur Erstellung eines Laufzettels (in unserem Beispiel Impfung mit verschiedenen Impfarten). Sie können beliebig viele Laufzettel erstellen. Bei einer entsprechenden Terminvergabe wird unterhalb des Terminvergabefensters über den Schalter Notiz / Laufzettel der gewünschte Laufzettel aufgerufen und die Spezifikation ausgewählt. Dem Termineintrag im Plan wird ein rotes i vorangestellt, durch Doppelklick auf den Termin ist im Notizfenster das Merkmal des Laufzettels ersichtlich.

Zusätzliche Farben für Patientenstatus

MEDorganizer bietet Ihnen die Möglichkeit Patientennamen nach ihrem Status (Kasse / Privat / VIP / Risiko / Internet / Neu) farbig darzustellen. Dies kann erforderlich sein, wenn im Rahmen der Behandlung / Untersuchung zusätzliche administrative Aufgaben zu erledigen, Vorsichtsmaßnahmen zu treffen sind oder Patienten in bestimmte Räumlichkeiten geleitet werden sollen.

Zwei weitere Merkmale können Sie über den Wizard (Extras ► Praxis Einrichten Assistent ► Änderungen vornehmen) benennen und anschließend über (Extras ► Optionen ► Darstellung) eine Farbe zuordnen (in unserem Beispiel Schwangerschaft und Behinderung).

Terminerinnerungen mit Recall

Langfristige Termine z.B. für Kontrollen, Impfungen, ... werden von Patienten gerne auch mal vergessen. Nutzen Sie daher das Recall-Modul um Terminerinnerungen zu setzen. Dabei werden noch keine festen Termine gebucht, lediglich Terminvorschläge für einzubestellende Patienten. Eingerichtet werden Recall-Terminarten über den Wizard (Extras ► Praxis Einrichten Assistent ► Änderungen vornehmen). Soll ein Patient zu einem Termin z.B. in 6 Monaten einbestellt werden, wird die Terminerinnerung über den Schalter Recall-Termin erfasst. Über den Menüpunkt Recall-Liste kann eine Mitarbeiterin dann wöchentlich eine Telefonliste abrufen, die Patienten kontaktieren und einen Recall-Termin in einen fest gebuchten Termin umwandeln.

Personalausnahmezeit erfassen

Um eine kurzfristige Ausnahmezeit für einen Behandler zu erfassen, muss nicht unbedingt der Wizard (Praxis-Einrichtung-Assistent) verwendet werden. Diese kann vielmehr direkt im Personalplan direkt erfasst werden. Wählen Sie hierzu den betreffenden Personalplan und Wochentag aus. Halten Sie die STRG-Taste gedrückt und markieren Sie mit der linken Maustaste den Zeitbereich von oben nach unten, der gesperrt werden soll. Wenn Sie die Maustaste wieder loslassen, wird der Zeitbereich rot eingefärbt und es öffnet sich ein Eingabefenster in dem Sie den Grund eingeben können. Wenn Sie Ihre Eingabe bestätigen, wird der Grund unterhalb des grünen Balkens angezeigt. Die Sperrung tritt sofort in Kraft, d.h. sie wird bei der Terminvergabe an allen Arbeitsplätzen sofort erkannt.

Festplatte von Datensicherungen bereinigen

MEDorganizer erstellt jede Nacht um 00:00 Uhr eine vollständige Datensicherung der SQL-Datenbank in das Verzeichnis \\Servername\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL11.SQLEXPRESSMO\MSSQL\Backup. Je nach Datenbankgröße können hier also schnell mehrere 100MB Datenvolumen anfallen. Sie sollten je nach Festplattenkapazität und anfallendem Datenvolumen regelmäßig alte Sicherungsdateien löschen. Klicken Sie hierzu auf Extras ► Datenbankfunktionen ► Lösche alte Sicherungen. Geben Sie das gewünschte Datum ein, bis zu welchem gelöscht werden soll. Nach Abschluss des Löschvorgangs wird automatisch wieder eine aktuelle Sicherung erstellt.