Ressourcenverwaltung
Die Philosophie von MEDorganizer ist denkbar einfach: ein Patiententermin kann nur dann zustande kommen, wenn alle hierfür notwendigen Ressourcen (Personal / Raum / Gerät) zur Verfügung stehen. Es macht keinen Sinn einen Patiententermin in einen Terminplaner "hinein zu quetschen" - wohl wissend - dass dieser Patient Wartezeiten in Kauf nehmen muss, bis die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stehen.
Selbstverständlich müssen aber auch unangemeldete Patienten - wie z.B. Notfälle - verwaltet werden können. Die "manuelle Terminvergabe" ist daher auch in MEDorganizer möglich, bei der die Ressourcenüberprüfung umgangen wird. Damit aber diese Patienten nicht wiederum zu Wartezeiten für regulär angemeldete Patienten führen, ist die Anlage sogenannter Pufferzeiten notwendig. Pufferzeiten sind Freiräume, die bei der automatischen Terminvergabe strikt ignoriert werden. Sie sind ausschließlich für Notfallpatienten o.ä. vorgesehen und können nur durch die manuelle Terminvergabe belegt werden.
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Personalresourcen
MEDorganizer verwaltet alle Personen (nicht nur Ärzte), die aktiv am Patienten eine Leistung erbringen, gleichgültig ob als Assistenz oder eigenständiger Behandler / Untersucher. Die Verfügbarkeit kann bei Bedarf über 5 verschiedene Schichtplan-Modelle geregelt werden. Selbstverständlich werden alle Ausnahmezeiten berücksichtigt (Krankheit, Urlaub, Fortbildung, Berufschule, ...).
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Raumresourcen
MEDorganizer verwaltet alle Behandlungs- und Untersuchungsräume und lässt Termine nur dann zu, wenn diese für die gesamte Termindauer frei sind. Die Unterteilung mehrere Kabinen in einem Raum ist ebenso möglich, wie die Verwaltung eines externen Raums (z.B. als Belegarzt).
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Geräteresourcen
MEDorganizer verwaltet alle stationären und mobilen Geräte innerhalb der Praxis, sowie mobile Geräte die ein Patient mit nach hause bekommt (LRR, LZ-EKG, ...) und vergibt Termine nur dann, wenn diese wieder verfügbar sind. Außerdem erinnert MEDorganizer an wiederkehrende Servicetermine (Stromprüfung, Funktionsprüfung, ...) und sperrt das Gerät für die Dauer des Service.
Terminvergabe
Die Möglichkeiten Termine zu vergeben sind vielfältig. Neben dem klassischen Einzeltermin können Serientermine, Terminketten, Gruppentermine, 24h-Langzeittermine (LZEKG, LRR, ...) vergeben werden. In bestimmten Fällen kann es auch notwendig sein Termine in eine Vorbereitungs-, Hauptuntersuchungs- und Nachbereitungsphase zu unterteilen, oder die Termine mit Zusatzinformationen (Patienten-, Terminnotiz) zu versehen.
Die Terminvergabe selbst erfolgt intuitiv und mit nur wenigen Mausklicks. Die Auswahl des Patienten erfolgt entweder über eine Schnittstelle aus dem PVS oder der internen Patientenliste. Nach Auswahl der entsprechenden Terminart werden für Monate im Voraus alle freien Terminzeiten angezeigt. Dabei hat der Anwender aber immer alle evtl. notwendigen Zusatzinformationen (vereinbarte, wahrgenommene, versäumte oder noch offene Termine, Terminnotizen, Patientennotizen, Abrechnungshinweise für max. Anzahl / Tag oder Quartal) im Blick.
Terminkontrolle
Die strukturierte Terminplanung für Monate im Voraus ist das eine, die tagesaktuelle Kontrolle ein anderes. Mit einer integrierten Wartezimmerliste haben Sie den gesamten Praxisablauf im Überblick. Im Gegensatz zu den herkömmlichen Wartezimmerlisten, die vom Anwender mit jedem neu eintreffenden Patienten "befüllt" werden muss, stellt Ihnen MEDorganizer jeden Morgen eine vollständige Liste aller für den aktuellen Tag zu erwartenden Patienten zur Verfügung.
Jeder Anwender kann an seinem Arbeitsplatz seine persönliche Wartezimmerliste aufrufen und nur die für ihn relevanten Termine filtern. Die tatsächliche Wartezeit wird nach dem Ampelprinzip in Farbe dargestellt, Raum- und Personalbelegungen ebenso angezeigt, wie Patienten die offensichtlich zu spät kommen, oder ihren Termin gar versäumt haben.
Die Wartezimmerliste ist aber nicht nur ein unverzichtbares Instrument für die tägliche Terminkontrolle. Mit jedem Mausklick für Patientenankunft, Behandlungsbeginn und Behandlungsende werden die Zeiten für statistische Auswertungen der durchschnittlichen Wartezeiten und tatsächlichen Behandlungszeiten herangezogen.
Systempflege
MEDorganizer ist kein einmal eingerichtetes, starres Terminplanungssystem. Alle Vorgaben können jederzeit neuen Gegebenheiten angepasst werden, gleichgültig ob es die Bearbeitung von wechselnden Arbeitszeiten über Schichtpläne, die Erfassung einer personellen Neueinstellung oder Kündigung, die Anschaffung eines neuen Gerätes oder die Erweiterung des Leistungsspektrums betrifft.
Der Vorteil mit MEDorganizer: alle Anpassungen können im Live-Betrieb erfasst und auch sofort getestet werden. Dabei wird die Live-Datenbank in einen sog. Sandbox-Modus übernommen und kann somit bearbeitet werden, ohne dass die Terminplanung im Praxisbetrieb unterbrochen werden muss. Die Übernahme der Änderungen in die die Live-Datenbank kann mit einer Uhrzeit belegt werden und somit z.B. nachts automatisch erfolgen.
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Automatische Telefonassistenz
PraxisConcierge automatisiert u.a. ausgehende Anrufe zur Terminerinnerung. Ein Mitternachtsjob exportiert täglich alle Patiententermine für 5 Tage im Voraus und stellt diese PraxisConcierge für die weitere Datenverarbeitung zur Verfügung. Die Funktion ist in allen MEDorganizer Programmversionen enthalten.
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Online-Terminvereinbarung
Die Programmversionen MEDorganizer PROFI und MVZ verfügen zusätzlich über eine Anbindung an die Internetbasierende Terminvergabe mit TERMED. Der Termin-Server-Dienst überträgt alle freien Terminzeiten an den TERMED-Server und importiert alle von Ihren Patienten online gebuchten und stornierten Termine in MEDorganizer.
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Wartezimmer TV
Alle MEDorganizer Versionen verfügen über eine Schnittstelle zu La-Well. Das La-Well Wartezimmer TV kann mehr, als die Wartezeit Ihrer Patienten zu verkürzen. Es ermöglicht Ihnen ein modernes Praxismarketing direkt vor Ort: Hinterlassen Sie einen persönlichen Eindruck und binden Sie Ihre Patienten an sich. Präsentieren Sie sich, Ihr Team und vor allem Ihr eigenes Leistungsspektrum. Und das natürlich höchst individualisiert und genau auf Ihre Praxis abgestimmt.
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Terminerinnerung per SMS
Alle MEDorganizer Programmversionen verfügen zudem über eine Terminerinnerungsfunktion per SMS. Der Versand erfolgt über den Dienstleister Esendex und kann manuell für einzelne Termine oder automatisch einige Tage im Voraus und zu einer bestimmten Uhrzeit erfolgen.
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Patientenaufruf-System
MEDorganizer verfügt in allen Programmversionen über eine Schnittstelle zu HiTPANEL. HiTPANEL ist ein aus der Praxis heraus entstandenes Patientenaufruf- und Informationssystem, welches fortwährend weiterentwickelt wird. Es besteht aus dem HiTPANEL-Server und dem GDT-/VDDS-Client. Die vielfältigen Möglichkeiten der beiden Softwareteile machen HiTPANEL sicherlich zu einem der interessantesten Produkte im Segment der Patientenaufrusysteme.
Datensicherheit
MEDorganizer verfügt über eine interne Backup- / Restore-Funktion. Der Termin-Server-Dienst erstellt jede Nacht automatisch eine Datensicherung, berechnet zusätzlich alle freien Termine für den vom Anwender vorgegebenen Zeitraum und trennt evtl. nicht korrekt abgemeldete Clients von der Datenbank. Zusätzlich werden Datensicherungen erstellt, wenn Änderungen in der Datenbank (Sandbox-Modus) vorgenommen werden und das Programm beendet wird.
Serverdienste
MEDorganizer arbeitet während Sie schlafen. Der Serverdienst unterhält diverse Jobs, die vom Anwender zu vorgegebenen Uhrzeiten und / oder jede Nacht um 00:00 Uhr automatisch aktiviert werden. So werden neben Datensicherungen auch freie Termine berechnet und Termindateien für externe Programme erstellt.
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15:00 Uhr
Sie erfassen Änderungen an der Datenbank, z.B. Neuanlage einer Terminart oder Personalurlaub, Anpassung von Schichtplänen.
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15:15 Uhr
Sie kontrollieren Ihre Änderungen im SandBox-Modus, terminieren die Übernahme Ihrer Arbeit in die Live-Datenbank auf 22:00 Uhr und schließen den Vorgang ab.
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18:00 Uhr
Feierabend! Sie beenden MEDorganizer an allen Clients und verabschieden sich.
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22:00 Uhr
MEDorganizer erstellt eine Datensicherung, führt Ihre gewünschten Änderungen die Sie an der Datenbank vorgenommen haben aus und erstellt erneut eine Datensicherung.
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00:00 Uhr
MEDorganizer erstellt eine Datensicherung.
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00:01 Uhr
MEDorganizer erstellt die Wartezimmerliste für den nächsten Arbeitstag mit allen Patienten, die Sie an diesem Tag erwarten.
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00:02 Uhr
MEDorganizer berechnet alle freien Terminzeiten für den in den Optionen hinterlegten Zeitraum, z.B. 180 Tage im Voraus.
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00:05 Uhr
MEDorganizer erstellt eine CSV-Datei für die automatisierte Telefonassistenz PraxisConcierge.
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07:00 Uhr
MEDorganizer bereitet die Datei für die SMS-Terminerinnerungen auf. Der Versand erfolgt über den SMS-Dienstleister Esendex (sofern in den Optionen ein automatischer Versand zu einer bestimmten Uhrzeit vorgegeben wurde).
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08:00 Uhr
Sie beginnen Ihren Arbeitstag, starten MEDorganizer und öffnen Ihre Wartezimmerliste mit allen Termineinträgen der für diesen Tag zu erwartenden Patienten.
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08:01 Uhr
MEDorganizer synchronisiert sich mit dem TerMed-Server und importiert alle über Nacht von Patienten gebuchte Termine. Der Synchronisationszyklus ist abhängig von dem in den Optionen festgelegten Intervall.
Features
MEDorganizer verfügt über zahlreiche Programmfunktionen, die die tägliche Terminvergabe und -kontrolle erleichtern: individuelle Laufzettel können mit Textbausteinen für Termininformationen versehen werden, Wartungsintervalle für Strom- und Funktionsprüfungen der Geräte verhindern Terminkollisionen, Suchen nach vergessenen Patiententerminen mit nur zwei Mausklicks, Berichtswesen und Statistikmodul, ...
